Generador de seating plan gratis

Cómo usar el generador de seating plan

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   Añade a los invitados

   Escribe o pega un invitado por línea. Para que se sienten juntos, añade el grupo detrás de una coma, un punto y coma o un tabulador, como en «Ana García, familia García». Desde Excel o Google Sheets, pega directamente las columnas de nombre y grupo.

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   Elige las sillas por mesa

   Del 4 al 20, según las mesas reales del salón. La calculadora de mesas te da la cifra habitual de cada diámetro.

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   Añade la mesa presidencial, si la hay

   Indica cuántas sillas tiene y elige el grupo que se sienta en ella; por ejemplo, escribe «Presidencial» detrás de los novios, los padrinos y los padres.

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   Genera las mesas

   Obtienes el menor número de mesas en el que caben todos, con cada grupo junto y mesas de un tamaño parecido.

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   Ajusta y guarda el resultado

   Cambia el nombre de las mesas, mueve invitados de mesa o vuelve a generar. Después imprímelo o descárgalo en CSV.

Cómo preparar una lista que se agrupe bien

El grupo es lo único que el generador sabe de cada invitado, así que decide el resultado. Un buen grupo es gente que sentarías junta de todos modos.

• Familias, divididas por casas si son grandes: «Abuelos», «Familia García», «Tíos de Valencia».
• Parejas: siempre el mismo grupo para los dos, o pueden acabar en mesas distintas.
• Grupos de amigos: «Amigos del cole», «Equipo de pádel», «Trabajo de Laura».
• Acompañantes: el grupo del invitado que los trae.

Los niños van con el grupo de sus padres o, si hay mesa infantil, con un grupo como «Niños». Apunta también a los bebés que vayan en trona, porque ocupan sitio en la mesa.

Escribe «Ana García» y no «García, Ana», porque lo que va detrás de una coma o de un punto y coma se lee como el grupo.

Cómo reparte el generador a los invitados

Primero calcula el menor número de mesas en el que caben todos: 104 invitados en mesas de 10 necesitan 11. Después sienta cada grupo en una sola mesa y solo reparte un grupo entre mesas vecinas cuando no cabe en una.

Por último equilibra las mesas, y 104 invitados quedan en mesas de 9 y de 10 en lugar de diez llenas y una de 4. Como los grupos no se separan, alguna mesa puede tener una persona menos.

Luego corrige lo que la lista no le podía decir:

• Cambia el nombre de las mesas para que coincida con el salón o con los meseros.
• Pasa a un invitado a otra mesa cuando sabes algo que los grupos no dicen, como dos primos que no se hablan.
• Vuelve a generar si cambia la lista o el tamaño de las mesas, y deja los cambios a mano para el final.

Consejos para un seating plan con menos retoques

• Haz grupos de entre 2 y 10 personas. Uno de 25 se repartirá donde haya sitio.
• Usa la medida real de las mesas. En una redonda de 180 cm se sientan 10 personas; poner 12 es cenar codo con codo.
• Deja margen. 100 invitados en mesas de 10 llenan todas las sillas; con 9 por mesa salen 12 mesas y 8 sitios libres.
• Antes de imprimir, revisa dónde han quedado quienes van en silla de ruedas o en trona.
• Si el generador necesita 11 mesas y el salón tiene 10, recorta la lista, añade una silla por mesa o pide una mesa imperial.

La mesa presidencial es otra decisión. En España suelen compartirla los novios, los padrinos (la madre del novio y el padre de la novia) y los padres, aunque hay parejas que prefieren una mesa para los dos. Lo explicamos en la guía de la mesa presidencial.

Qué hacer después con tu seating plan

Imprímelo y repásalo con tu pareja o con la familia, porque en papel los errores se ven antes. Envía el CSV al salón o al catering, o sigue trabajando con él en una hoja de cálculo.

Después toca decidir dónde va cada mesa: la presidencial, la familia cerca de los novios, la pista de baile y las salidas. Te ayudan la guía cómo organizar las mesas de una boda y las plantillas para imprimir, con un plano de mesas redondas para rellenar a mano.

Lo que no hace el generador gratuito

Está pensado para el primer borrador, y hay cosas que se quedan fuera.

• Las mesas son una lista, sin un plano del salón.
• Para mover a un invitado eliges una mesa nueva; no hay un plano de sillas donde arrastrarlo.
• Cada invitado tiene solo nombre y grupo; los menús y las alergias van en una hoja de cálculo.
• Para pedir cambios con tus propias palabras hace falta el agente de IA de la aplicación completa.
• La lista vive en un solo navegador y desaparece si borras sus datos, así que guarda el CSV como copia.

Para eso está Seating Crowd, con plano del salón, invitados que arrastras a su silla, columnas propias y un agente de IA opcional.