Empieza por la lista de inscritos que ya tienes
La lista suele llegar en un Excel exportado del formulario de inscripción o enviado por el cliente. Impórtalo tal cual (.xlsx o .xls), indica qué contiene cada columna y omite el resto; las fotos incrustadas también entran.
| Columna | Tipo en Seating Crowd | Para qué sirve |
|---|---|---|
| ID o número de acreditación | Identificador | Distingue a dos personas con el mismo nombre |
| Empresa | Empresa con logo y color corporativo | Pinta el mapa por empresas |
| Cargo y VIP | Valores con color | Sitúan a ponentes, patrocinadores y VIP |
| Dieta | Valor con color | Muestra dónde va cada menú especial |
| Foto | Foto | Ayuda a reconocer a los invitados de honor |
Con el plano terminado, exportas la lista a Excel con el asiento de cada persona para la acreditación.
Mesas redondas para la cena de gala, butacas numeradas para el plenario
Un congreso suele necesitar dos distribuciones. El plenario va en formato teatro, con filas frente al escenario y cada butaca numerada por fila y asiento. La cena de gala usa mesas redondas, normalmente de 180 cm para 10, y una mesa presidencial para los anfitriones.
Monta las dos en el editor de espacios desde la plantilla de teatro grande, la de cena o un lienzo en blanco, o importa el plano en SVG. Algunos teatros y auditorios ya están en el catálogo compartido. Cada sala queda guardada para la próxima edición.
Reserva primero las zonas VIP y los asientos adaptados
Hazlo con el plano vacío; el pincel cambia un grupo entero de asientos a la vez.
- Pinta las primeras mesas o filas como zona sensible para autoridades, patrocinadores o prensa.
- Marca los asientos adaptados para silla de ruedas reales de la sala y guarda el contiguo para el acompañante.
- Desactiva las sillas que no deben usarse: detrás de una columna, en la tarima de cámaras o junto a la mesa de sonido.
Sienta por empresa y comprueba el equilibrio con colores
En una cena de empresa se sienta junta a cada empresa o se mezcla a los invitados para que los clientes se conozcan, pero nunca con dos patrocinadores rivales en la misma mesa.
Pinta los asientos por empresa, cada una con su logo y su color corporativo. Una mesa de clientes sin nadie de tu equipo salta a la vista, igual que dos competidores codo con codo. Cambia el color a cargo, dieta o VIP para revisar otra cosa; las estadísticas dan la ocupación, los asientos libres y el desglose por columna.
Cambios de última hora el mismo día
Un directivo cancela a las seis y un patrocinador trae a dos personas más.
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Encuentra a la persona
Búscala por su nombre o filtra por empresa.
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Mueve, intercambia o sustituye
Arrástralo al nuevo asiento; si está ocupado, intercambia a los dos o sustituye al ocupante.
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Libera las bajas
Pasa el pincel por sus asientos para desasignarlos de golpe y filtra por pendientes.
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Pasa la lista final
Exporta a Excel para la acreditación. Todo se guarda solo.
Un solo evento o un calendario entero
| Plan | Precio | Eventos a la vez | Invitados por evento |
|---|---|---|---|
| Un evento | 29 € por evento | 1 | Hasta 1.000 |
| Pro | 14 € al mes | 10 | Hasta 500 |
| Ultra | 24 € al mes | 20 | Hasta 1.000 |
| Enterprise | A medida | A medida | A medida |
Todos incluyen todas las funciones, y el pago anual cuesta 10 meses por 12. No hay plan gratuito, pero puedes probar el método con el generador de seating plan gratuito. Para butacas numeradas, mira el plano de butacas para teatros; si eres agencia, la página para organizadores.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta Seating Crowd para un evento de empresa?
Un evento cuesta 29 € con hasta 1.000 invitados y todas las funciones. Pro cuesta 14 € al mes para 10 eventos a la vez con hasta 500 invitados cada uno; Ultra, 24 € al mes para 20 eventos con hasta 1.000. Con el pago anual pagas 10 meses, y los impuestos se calculan al pagar.
¿Hay plan gratuito o periodo de prueba?
No. Puedes probar el método con el generador de seating plan gratuito de la web o pedir una demo.
¿Puedo importar la lista de inscritos?
Sí, desde Excel (.xlsx o .xls). Eliges qué es cada columna (identificador, texto, números o fotos) y, al terminar, la exportas de nuevo a Excel con el asiento de cada invitado.
¿Cómo separo a empresas que compiten entre sí?
Pinta los asientos por empresa y verás de un vistazo dónde quedan cerca dos competidores; luego arrastra a uno a otra mesa. El agente de IA también puede sentar a toda una empresa en una sección.
¿Sirve para el plenario de un congreso y para la cena de gala?
Sí. El editor crea filas curvas numeradas para el plenario y mesas redondas o rectangulares para el banquete, y las dos salas quedan guardadas.
¿Los invitados pueden consultar su asiento o recibir invitaciones?
No. Seating Crowd es para quien organiza y no incluye invitaciones, confirmación de asistencia ni buscador de asientos. Exporta la lista a Excel para la acreditación o tus correos.