Plantillas de seating plan gratis

Qué plantilla usar en cada caso

Normalmente usarás dos, la lista y uno de los planos. Si el salón combina una presidencial alargada con mesas redondas, elige el plano de mesas redondas, que ya incluye la presidencial.

Cómo rellenar la lista de invitados en Excel

Una fila por persona, también para niños y acompañantes. Así, contar sillas o menús es cuestión de filtrar una columna.

• Nombre: nombre y apellido tal como irán en los marcasitios. Para un acompañante del que aún no sabes el nombre, escribe «Acompañante de Ana García» y cámbialo después.
• Grupo: con quién debe sentarse, como «Familia García» o «Trabajo de Laura». Deja a las parejas en el mismo grupo. El generador de seating plan gratuito forma las mesas a partir de esta columna.
• Parte o empresa: invitado de la novia, del novio o de los dos; en un evento de empresa, la compañía. Te ayuda a equilibrar el salón.
• Mesa: vacía hasta que lo decidas; después, el número o el nombre de la mesa.
• Menú y alergias: adulto, infantil, vegetariano o vegano, y cada alergia escrita con claridad («celiaquía», «alergia a los frutos secos»). El catering suele pedir estos datos por mesa.
• Notas: lo que afecta al sitio, como una silla de ruedas, una trona o «no sentar junto al tío Paco».

Los encabezados vienen en el idioma de esta página. Al importar el archivo en Seating Crowd eliges qué es cada columna, así que puedes renombrarlas, quitarlas o añadir otras.

Cómo usar los planos para imprimir

1. Imprime dos o tres copias, para tener una limpia al final.
2. Rellena primero la presidencial y después las mesas más cercanas, que suelen ser para la familia directa.
3. Escribe a lápiz hasta tener todas las confirmaciones, porque el plano cambiará más de una vez.
4. Da un color a cada grupo con fluorescentes (familia de la novia, del novio, amigos, trabajo) para ver de un vistazo si el salón está equilibrado.
5. Numera o nombra las mesas igual que el salón, para que el equipo de sala lea el mismo plano que tú.
6. Antes de pasarlo a limpio, cuenta los nombres de cada mesa y compáralos con las sillas.

El plano de mesas redondas tiene una línea por silla en mesas de 10. Si las tuyas son de 8, tacha dos líneas por mesa. En las imperiales decide también quién va enfrente de quién, porque la conversación se cruza de lado a lado.

Si no sabes cuántas mesas necesitas, la calculadora de mesas lo calcula a partir del número de invitados, y la guía cómo organizar las mesas de una boda te ayuda a decidir quién va en cada una.

De la plantilla al día de la boda

Con el plano cerrado, toca prepararlo para los invitados y el personal.

• El seating a la entrada del banquete, con los invitados por orden alfabético y su mesa, o mesa por mesa. El orden alfabético se lee antes en bodas grandes.
• Los meseros con el número o el nombre de cada mesa y, si asignas sitios, los marcasitios. Si prefieres nombres en lugar de números, tienes ideas en nombres para las mesas de boda.
• Una copia para el salón y el catering con los invitados, los menús y las alergias de cada mesa, sacada de tu Excel.

Envía la versión final al salón unos días antes y guarda una copia impresa contigo.

Cuándo una plantilla se queda corta

Una hoja de cálculo y un plano impreso funcionan bien en una boda pequeña con la lista cerrada. Se complican cuando:

• la lista cambia cada semana y cada cambio obliga a borrar medio plano;
• pasas de 150 invitados y los grupos ya no te caben en la cabeza;
• varias personas hacen cambios (vosotros, las dos familias, la wedding planner) y las copias dejan de coincidir.

Si la lista cambia a menudo, el generador de seating plan rehace las mesas cada vez sin separar los grupos. Si sois varios, acordad un archivo maestro y una sola persona que lo actualice.